La société responsable de la collecte et du traitement de vos données personnelles est Full Start Services, plus communément identifiée sous son nom commercial, ANNOLIS. Société par Actions Simplifiée immatriculée au RCS de Paris sous le n° 904 434 792, dont le siège social est situé 18 rue Legendre, 75017 Paris. ANNOLIS (dénommée dans le cadre des présentes : « Nous ») est enregistrée par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR), sous le numéro 402748, enregistrement consultable dans le Registre des agents financiers (www.regafi.fr) en tant qu’Agent de services de paiement de l’établissement de monnaie électronique Treezor (CIB 16798), dont le siège social est situé 33 rue de Wagram 75017 Paris
Nous intervenons principalement en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable pour le traitement de vos données personnelles aux fins de fourniture de notre Solution, nos services et lors de votre navigation sur notre Site.
Nous sommes par ailleurs sous-traitants de nos clients dans le cadre des Services d’Assistance aux Professionnels pour les données personnelles traitées via ces services. Les conditions de cette sous-traitance sont décrites dans les conditions générales d’utilisation de la Solution accessibles au lien suivant : https://www.annolis.com/conditions-generales-dutilisation-cgu/ .
1. Objet de la charte RGPD ANNOLIS
Lors de votre utilisation de la solution ANNOLIS (ci-après : la « Solution »), ou de votre navigation sur le site www.annolis.com (ci-après le « Site »), nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant.
La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour traiter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.
Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans le traitement de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés »), ainsi que le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD ») (ci-après dénommés ensemble la « Réglementation applicable »).
Vous pouvez exercer vos droits en adressant une demande à notre Délégué à la Protection des Données Personnelles (ou Data Protection Officer, DPO) ou à notre Support Client aux adresses mentionnées ci-dessous. Toute demande d’exercice d’un droit doit être accompagnée d’une photo du requérant tenant sa pièce d’identité. Une réponse vous sera adressée dans un délai de 72 heures à compter de la réception de votre demande. A cette fin, nous sommes susceptibles de vous demander des informations ou des documents complémentaires.
Nous avons nommé un délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :
Dans le cadre des Services de gestion des Comptes-Cartes et des Cartes, réalisés par ANNOLIS, en qualité d’agent de prestataire de service de paiement, ANNOLIS est amenée à traiter les données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs, pour le compte de TREEZOR. (politique de confidentialité TREEZOR)
Les caractéristiques et les conditions de réalisation de ce traitement, ainsi que les modalités d’exercice de leurs droits par les personnes concernées sont détaillées à l’article 24.16 (« Données personnelles et secret professionnel ») du Contrat Treezor. Au titre de ce traitement, ANNOLIS intervient en qualité de sous-traitant pour le compte de TREEZOR, laquelle à la qualité de responsable de traitement.
Conformément à l’article 28 du règlement général sur la protection des données, les modalités de traitement par ANNOLIS des données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs, dans le cadre des Services de gestion des Comptes-Cartes et des Cartes, sont régies par un accord spécifique conclu avec TREEZOR ou avec tout autre prestataire de service de paiement pour le compte duquel ANNOLIS agirait en qualité d’agent.
En clair
En tant qu’Agent de Prestataire de Service de Paiement, ANNOLIS est amené à traiter des données pour le compte de Treezor. Les modalités de ce traitement figurent dans le contrat cadre qui nous unit à Treezor.
Dans le cadre de la présente charte, le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu.
Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons sont les suivantes :
Nous pouvons également être amenés à collecter votre numéro de sécurité sociale, uniquement dans l’hypothèse où vous utilisez notre service « Création d’entreprise» d’accompagnement à votre immatriculation en qualité de micro-entrepreneur, aux strictes fins de sa communication pour votre compte au centre de formalité des entreprises compétent.
Lors de la collecte de vos données personnelles, nous vous informons si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement des Services. Concernant les données facultatives, vous êtes entièrement libre de les indiquer ou non. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.
Dans le cadre des Services, ANNOLIS est amenée à traiter des données à caractère personnel relatives aux clients des Utilisateurs. Les caractéristiques de ce traitement sont les suivantes :
Finalités | Bases légales | Durées de conservations |
Réalisation des Services visés aux présentes, autres que ceux fournis en qualité d’agent de prestataire de service de paiement. | Exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit avec Nous | Vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte. En cas d’absence de connexion à votre compte pendant une durée ininterrompue d’un an, votre compte sera fermé et les données personnelles supprimées. En outre, vos données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. |
Effectuer les opérations relatives à la gestion de nos clients concernant les contrats, commandes, factures et suivi de la relation contractuelle avec nos clients | Exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit avec Nous | Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. En outre, vos données (à l’exception de vos coordonnées bancaires) sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. Concernant les données relatives à votre carte bancaire, elles sont conservées par notre prestataire de service de paiement STRIPE jusqu’au paiement complet ou jusqu’à la résiliation de votre contrat. Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées. |
Nous assurer de votre identité dans le cadre d’un processus « Know Your Customer » | Respect de nos obligations légales Notre intérêt légitime à identifier de nouvelles sollicitations de prospects refusés préalablement | En cas de refus d’ouverture d’un compte de paiement (ci-après : le « Compte-Carte ») par nos soins : les données sont conservées pendant une durée de 1 (un) an à compter de la remise des Documents Know Your Customer. En cas d’ouverture d’un Compte-Carte : les données sont conservées pendant une durée de 5 (cinq) ans à compter de la clôture de votre Compte-Carte. |
Constituer un fichier de membres inscrits, d’utilisateurs, de clients et de prospects | Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité | Pour les clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. Pour les prospects : les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact. |
Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels | Notre intérêt légitime à fidéliser et informer nos clients et prospects de nos dernières actualités | Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact avec Nous. |
Répondre à vos demandes d’information | Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes | Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande d’information et supprimées une fois la demande d’information traitée. |
Élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos services | Votre consentement | Les données sont conservées pendant 6 mois à compter de la collecte. |
Améliorer nos services | Notre intérêt légitime à améliorer nos services | Les enregistrements des appels téléphoniques sont conservés pendant 6 mois à compter de leur collecte Les documents d’analyse du contenu des appel téléphoniques sont conservés pendant 1 an à compter de leur collecte. Toutes les autres données sont conservées pendant 3 ans pour les données des prospects et pendant toute la durée du compte pour les utilisateurs. |
Gérer la gestion des avis des personnes sur nos services | Notre intérêt légitime à connaître vos avis sur nos services et les améliorer | Les données personnelles sont collectées pendant 3 ans. |
Se conformer aux obligations légales et déclaratives applicables à notre activité, notamment les règlementations bancaires et financières (par exemple, en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme, lutte contre la fraude fiscale, lutte contre la corruption, etc.) | Se conformer à nos obligations légales et règlementaires | Pour les factures : les factures sont archivées pendant une durée de 10 ans. Les données relatives à vos transactions (à l’exception des données bancaires) sont conservées pendant 5 ans. Les données relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme sont conservés pendant 5 ans à compter de la fin de notre relation. |
Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services | Notre intérêt légitime à nous ménager toute preuve en cas d’éventuel contentieux | Les données personnelles sont conservées en archives pendant 5 ans à compter de leur collecte. |
Gérer les demandes d’exercice de droits | Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes et à conserver un suivi de celles-ci | Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé. Si vous exercez votre droit d’opposition à recevoir de la prospection : nous conservons cette information pendant 3 ans. |
Chaque Utilisateur est le responsable de traitement de ces données et est tenu de s’acquitter des obligations qui lui reviennent en application du règlement précité, notamment en ce qui concerne l’obligation d’informer les personnes concernées, la tenue du registre des traitements mis en œuvre, et plus généralement, du respect des principes issus du règlement.
Les données fournies par chacun des Utilisateurs à ANNOLIS aux fins d’exécution des Services demeurent la seule propriété et sous la seule responsabilité dudit Utilisateur.
ANNOLIS s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qu’aux fins d’exécution des Services et conformément aux instructions documentées de l’Utilisateur. ANNOLIS s’engage à informer l’Utilisateur si, selon elle, une instruction constitue une violation de la réglementation applicable.
ANNOLIS s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. ANNOLIS veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité.
ANNOLIS s’engage à ne pas faire appel à d’autres sous-traitants sans l’autorisation expresse préalable, spécifique ou générale, de l’Utilisateur via les moyens mis à sa disposition dans l’Application. Dans le cas d’une autorisation écrite générale, ANNOLIS s’engage à informer l’Utilisateur de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants, l’Utilisateur disposant alors de la possibilité d’émettre des objections à l’encontre de ces changements.
ANNOLIS s’engage à répondre à toute demande d’information lui étant adressée par l’Utilisateur, que ce soit dans le cadre d’une demande d’exercice de leurs droits par les personnes concernées, d’une analyse d’impact, ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou les délégués à la protection des données de l’Utilisateur.
ANNOLIS s’engage à notifier à l’Utilisateur toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Dans le cas où l’Utilisateur aurait lui-même à notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente, ANNOLIS s’engage à lui communiquer toute documentation utile.
Conservation des données :
ANNOLIS s’engage à supprimer les données à caractère personnel à la fin des Services, quelle qu’en soit la cause, et à ne pas en conserver de copie.
Registre et documentation :
ANNOLIS tient par écrit un registre des traitements effectués pour le compte des Utilisateurs. Ce registre comprend en outre les informations afférentes à ces traitements.
ANNOLIS met à disposition de chaque Utilisateur, sur demande de celui-ci, toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits par l’Utilisateur ou par un auditeur qu’il aurait mandaté.
Dans le cadre de tels audits, l’Utilisateur ou l’auditeur mandaté par lui ne seront pas autorisés à accéder aux secrets d’affaires de ANNOLIS, aux informations stratégiques de celle-ci ou aux informations que ANNOLIS s’est engagée à garder confidentielles. ANNOLIS pourra s’opposer à toute mesure de contrôle de l’Utilisateur ou de l’auditeur mandaté par lui qui serait susceptible de leur donner accès à de telles données ou informations, sans que l’Utilisateur puisse effectuer la moindre réclamation à cet égard. L’Utilisateur veillera par ailleurs en tout état de cause à ce que l’auditeur et, plus généralement, le personnel procédant audit contrôle soient soumis à des obligations de confidentialité appropriées.
Auront accès à vos données à caractère personnel :
Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics (notamment les organismes fiscaux et sociaux), à leur demande dans le cadre de sollicitation d’informations ou pour nous conformer à nos obligations légales, les autorités judiciaires et auxiliaires de justice dans le cadre de procédures judiciaires, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.
Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.
Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous recourrons également à des systèmes de paiement sécurisé conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable.
Pour plus d’informations sur les cookies, nous vous renvoyons vers notre Politique de Cookies, annexée à la présente charte. (Politique de cookies)
Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société OVH, situés en France.
En sa qualité de prestataire d’Hébergement web, OVH opère dans le strict respect des lois de l’union Européenne (RGPD). L’architecture de l’infrastructure d’OVH assure que toutes les données que nous hébergeons sont stockées exclusivement dans des centres de données situés au seins de l’Union Européenne. Par conséquent, nous confirmons que vos données sont maintenues dans le respect des protections garanties par la législation de l’UE
Conformément à la Réglementation applicable, vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données vous concernant, à travers un accès en ligne à votre dossier. Vous pouvez également vous adresser à :
Il est rappelé aux personnes dont les données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime, comme mentionné à l’article 4 Finalités, bases légales des traitements de vos données et durées de conservation », qu’elles peuvent à tout moment s’opposer au traitement des données les concernant. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice.
En ce sens nous vous rappelons vos droits d’accès, de rectification, à l’effacement :
Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre mort.
Ces directives peuvent être générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble des données à caractère personnel qui vous concernent. Elles doivent dans ce cas être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.
Les directives peuvent aussi être spécifiques aux données traitées par notre société. Il convient alors de nous les transmettre aux coordonnées suivantes :
En nous transmettant de telles directives, vous donnez expressément votre consentement pour que ces directives soient conservées, transmises et exécutées selon les modalités prévues aux présentes
Vous pouvez désigner dans vos directives une personne chargée de leur exécution. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance desdites directives et nous demander leur mise en œuvre. A défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre.
Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment, en nous écrivant aux coordonnées ci-dessus.
Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données brutes générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des services. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.
Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte sur la Solution, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel.
Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.
Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’Etat membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.
Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.
Vous avez notamment le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles, dans les cas suivants :
Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Vous serez informés par tous moyens écrits utiles de ces modifications, si celles-ci sont substantielles, qui entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte. Votre utilisation de la Solution suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder à la Solution.
Annexe – Politique de Cookies
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Chaque téléphone mobile possède un identifiant publicitaire qui lui est propre et qui permet aux annonceurs de diffuser de la publicité ciblée. Android et Apple permettent aux mobinautes, dans les réglages, de maîtriser leur vie privée ce qui rend impossible le lien entre leur historique publicitaire et leurs prochaines navigations.
Vous pouvez désactiver et réinitialiser à tout moment votre identifiant publicitaire, si vous ne souhaitez plus recevoir de publicités ciblées.
Vous recevrez probablement la même quantité de publicités mais elles seront moins pertinentes.
Instructions pour limiter le tracking publicitaire sur iOS : https://support.apple.com/fr-fr/HT205223
Instructions pour désactiver le ciblage publicitaire sur Android :
https://support.google.com/ads/answer/2662922?hl=fr